Gérer les réservations
La page Réservations 1:1 est l'endroit où vous traitez toutes les sessions. Les filtres en haut de page permettent d'affiner par quiz et par statut.
Traiter les demandes en attente
Lorsque la confirmation est activée, les nouvelles réservations arrivent dans « En attente de vous » :
- Confirmer la demande : confirme la réunion et communique l'adresse. Vous pouvez définir un lien de réunion et des instructions pour cette seule session ; laissez-les vides pour utiliser les paramètres de l'équipe.
- Refuser la demande : vous pouvez ajouter un motif, qui figurera dans l'e-mail. La personne est notifiée et peut demander un autre créneau.
L'examen des demandes revient au propriétaire de l'organisation, à un administrateur ou au responsable du lead. Une demande dont l'heure de réunion est déjà passée peut seulement être refusée, pas confirmée.
Actions sur une session confirmée
| Action | Remarques |
|---|---|
| Reprogrammer | Choisissez un nouvel horaire parmi vos créneaux disponibles ; le participant reçoit un e-mail et le rappel 24 h avant est reprogrammé |
| Marquer comme terminée | La session a eu lieu. Suivi interne uniquement : le participant n'est pas contacté |
| Marquer comme absent | La personne ne s'est pas présentée. Également interne uniquement |
| Annuler la réservation | Annule la session et en informe le participant par e-mail |
| Voir la réponse | Ouvre la réponse que la personne a soumise |
Les statuts Terminée et Absent ne peuvent être définis qu'une fois la réunion déjà commencée. La reprogrammation ne s'applique qu'aux sessions à l'état Réservée.
Ajouter une réservation manuellement
Pour les sessions convenues par téléphone ou par messagerie, enregistrez-les directement :
Cliquez sur « Ajouter un rendez-vous »
En haut à droite de la page Réservations 1:1.
Choisissez le lead
Recherchez par nom ou e-mail. Les membres ordinaires ne peuvent ajouter des réservations que pour les leads dont ils sont responsables ; le propriétaire et les administrateurs n'ont pas cette restriction.
Choisissez un horaire
Créneaux disponibles : choisissez dans la grille de créneaux habituelle, exactement celle que verrait un répondant.
Heure personnalisée : saisissez n'importe quelle date et heure, en contournant la grille de créneaux. Utile pour enregistrer un arrangement particulier déjà convenu.
Décidez de la notification
Cochez « Envoyer un e-mail de confirmation au participant » pour qu'il reçoive une confirmation ; laissez la case décochée et la réservation reste un simple enregistrement de votre côté.
Un lead ne peut avoir qu'une seule réservation active à la fois. Une personne qui en a déjà une est signalée : annulez ou reprogrammez d'abord la session existante.
Le lien avec les leads
Les réservations et les leads sont reliés :
- Le bloc « Prochaine réservation » de la page de détail d'un lead affiche la session à venir et permet de la reprogrammer ou de l'annuler sur place.
- La liste des leads comporte une colonne Prochaine réservation, et vous pouvez filtrer selon qu'un lead en a une ou non.
- Chaque demande, confirmation, refus, reprogrammation et annulation est inscrit dans l'activité du lead.
Disponibilités de réservation
Configurez les disponibilités des réservations 1:1 : règles hebdomadaires, durée et places des sessions, détails de réunion visibles par les répondants et confirmation des demandes. Réservé aux administrateurs.
Côté répondant
La réservation vue par le répondant : comment activer la section réservation d'un quiz, quels textes vous pouvez personnaliser, et ce que les personnes peuvent reprogrammer ou annuler elles-mêmes ensuite.