E-Mail-Versand (SMTP)

Der E-Mail-Connector versendet über Ihren eigenen SMTP-Server – RooQuiz leitet die Mails nicht selbst weiter. Benachrichtigungen kommen daher von Ihrer eigenen Adresse, und es gibt kein Versandlimit seitens der Plattform.

Richten Sie ihn einmal pro Team unter Einstellungen → Organisation → E-Mail-Versand ein. Jeder E-Mail-Connector im Team nutzt ihn.

Ohne einen verifizierten Versanddienst lässt sich ein E-Mail-Connector zwar speichern, stellt aber nie etwas zu. Seine Karte zeigt dann den roten Tag „Kein Versanddienst".

Was Sie ausfüllen

Feld	Hinweise
SMTP-Server	Der Hostname Ihres Anbieters, z. B. `smtp.gmail.com`
Port	`587` (STARTTLS), `465` (SSL/TLS) oder `2525`
Benutzername	Meist Ihre vollständige E-Mail-Adresse; manche Anbieter verwenden einen festen Wert
Passwort	Das SMTP-Passwort oder ein API-Schlüssel. Lassen Sie das Feld bei späteren Änderungen leer, um das gespeicherte beizubehalten
Absenderadresse	Muss eine Adresse sein, unter der Ihr SMTP-Server senden darf
Absendername	Anzeigename, der den Empfängern angezeigt wird
Antwortadresse	Optional, falls Antworten an eine andere Adresse gehen sollen

Port 25 kann nicht verwendet werden. Unsere Hosting-Plattform blockiert ausgehende Verbindungen auf diesem Port. Verwenden Sie 587 oder 465.

Einrichtung nach Anbieter

Feld	Wert
SMTP-Server	`smtp.gmail.com`
Port	`587 (STARTTLS)`
Benutzername	Ihre vollständige Gmail-Adresse
Passwort	Ein 16-stelliges App-Passwort
Absenderadresse	Dieselbe Gmail-Adresse oder ein verifizierter „Senden als"-Alias

Erstellen Sie das App-Passwort unter myaccount.google.com/apppasswords. Es wird einmalig in vier Vierergruppen angezeigt – entfernen Sie die Leerzeichen, bevor Sie es einfügen.

Ihr normales Kontopasswort funktioniert nicht. Google hat die Passwortanmeldung für Mail-Clients deaktiviert, daher ist ein App-Passwort erforderlich – und App-Passwörter gibt es erst, wenn die Bestätigung in zwei Schritten aktiviert ist.

Wenn auf der Seite „Die gesuchte Einstellung ist für Ihr Konto nicht verfügbar" steht, trifft einer dieser Fälle zu: Die Bestätigung in zwei Schritten ist deaktiviert; es handelt sich um ein Google-Workspace-Konto, dessen Administrator App-Passwörter deaktiviert hat; oder das Konto ist im Erweiterten Sicherheitsprogramm registriert, das sie grundsätzlich blockiert.

Gmail begrenzt den Versand außerdem auf etwa 500 Empfänger pro Tag bei privaten Konten und 2.000 bei Workspace. Für Team-Benachrichtigungen reicht das völlig, für Massenmails jedoch nicht.

Speichern und überprüfen

Felder ausfüllen und auf „Speichern und überprüfen" klicken

Speichern und Überprüfen sind eine einzige Aktion, sodass Sie nie eine gespeicherte, aber ungetestete Konfiguration haben.

Im Posteingang nach der Test-E-Mail sehen

Die Test-E-Mail geht an die Adresse Ihres eigenen RooQuiz-Kontos – die, mit der Sie angemeldet sind – und nicht an die soeben konfigurierte Absenderadresse. Wenn nichts ankommt, prüfen Sie diesen Posteingang und dessen Spam-Ordner, bevor Sie etwas ändern.

Bestätigen, dass der Status „Verifiziert" lautet

Verifiziert bedeutet, dass Ihr SMTP-Server die Nachricht angenommen und einen Erfolgscode zurückgegeben hat. Das ist nicht dasselbe wie zugestellt: Ein SMTP-Server nimmt Mails zuerst an und leitet sie danach weiter, sodass eine Nachricht später noch als Spam gefiltert oder zurückgewiesen werden kann. Wenn die Überprüfung erfolgreich ist, aber nichts ankommt, liegt das Problem auf der Empfängerseite – beginnen Sie mit dem Spam-Ordner und suchen Sie dann im Absenderpostfach nach einer Unzustellbarkeitsnachricht.

Wenn die Überprüfung fehlschlägt

Der genaue Fehler Ihres SMTP-Servers wird auf der Seite angezeigt – bewusst unverändert, damit Sie direkt darauf reagieren können. Die häufigsten:

Fehler	Bedeutung
`535 Username and Password not accepted`	Falsche Zugangsdaten. Bei Gmail: Sie haben das Kontopasswort statt eines App-Passworts verwendet oder Leerzeichen darin gelassen
`553 Sender address rejected: not owned by user`	Unter dieser Absenderadresse darf der Server nicht senden. Ändern Sie sie in ein Postfach oder einen Alias, der dem Konto tatsächlich gehört
`550 relay not permitted`	Der Server leitet für Sie überhaupt nicht weiter – meist ein falscher Benutzername oder SMTP-Zugriff ist für das Postfach nicht aktiviert
Zeitüberschreitung / Verbindung fehlgeschlagen	Falscher Hostname oder Port, oder der Server akzeptiert keine Verbindungen von außerhalb Ihres Netzwerks

Gut zu wissen

Das Passwort wird nach dem Speichern nie wieder angezeigt. Lassen Sie das Feld leer, wenn Sie etwas anderes bearbeiten, dann bleibt es unverändert.
Eine Änderung von Server, Port, Benutzername, Passwort oder Absenderadresse setzt den Status bis zur nächsten erfolgreichen Prüfung auf Nicht verifiziert zurück.
Speichern und Überprüfen sind auf wenige Versuche pro Stunde und Team begrenzt – jeder Versuch verbindet sich tatsächlich mit Ihrem Server und sendet tatsächlich eine Nachricht.
Das Entfernen des Versanddienstes löscht das gespeicherte Passwort. Um Einstellungen zu ändern, müssen Sie ihn nicht entfernen – speichern Sie die neuen Werte einfach darüber. Das Entfernen wird verweigert, solange noch ein E-Mail-Connector aktiviert ist, damit Sie Ihre eigenen Zustellungen nicht unbemerkt unterbrechen.
Schlägt eine spätere Zustellung dauerhaft fehl – die Zugangsdaten funktionieren nicht mehr oder die Absenderadresse wird abgelehnt –, wechselt der Status auf Überprüfung fehlgeschlagen, und E-Mail-Connectors stellen nichts mehr zu, bis Sie das Problem beheben. Eine einzelne fehlerhafte Empfängeradresse bewirkt das nicht; sie lässt nur diese eine Nachricht fehlschlagen.

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