Buchungen verwalten
Auf der Seite 1:1-Buchungen bearbeiten Sie alle Termine. Filter oben auf der Seite grenzen nach Quiz und Status ein.
Ausstehende Anfragen bearbeiten
Ist die Bestätigung aktiviert, landen neue Buchungen unter „Wartet auf dich":
- Anfrage bestätigen – bestätigt das Meeting und gibt die Adresse frei. Sie können einen Meeting-Link und Hinweise nur für diesen einen Termin festlegen; lassen Sie die Felder leer, gelten die Einstellungen auf Teamebene.
- Anfrage ablehnen – Sie können einen Grund angeben, der in die E-Mail übernommen wird. Die Person wird benachrichtigt und kann einen anderen Zeitpunkt anfragen.
Geprüft wird vom Inhaber der Organisation, einem Administrator oder dem für diesen Lead Zuständigen. Eine Anfrage, deren Meeting-Zeitpunkt bereits verstrichen ist, kann nur abgelehnt, nicht bestätigt werden.
Aktionen für einen bestätigten Termin
| Aktion | Hinweise |
|---|---|
| Umbuchen | Wählen Sie einen neuen Zeitpunkt aus Ihren verfügbaren Zeitfenstern; der Teilnehmer erhält eine E-Mail, und die 24-Stunden-Erinnerung wird neu geplant |
| Als abgeschlossen markieren | Der Termin hat stattgefunden. Interne Dokumentation – der Teilnehmer wird nicht kontaktiert |
| Als nicht erschienen markieren | Die Person ist nicht erschienen. Ebenfalls rein intern |
| Buchung stornieren | Storniert den Termin und benachrichtigt den Teilnehmer per E-Mail |
| Antwort ansehen | Springt zu der Antwort, die die Person eingereicht hat |
Abgeschlossen und Nicht erschienen können erst gesetzt werden, wenn das Meeting bereits begonnen hat. Umbuchen ist nur für Termine im Status „Gebucht" möglich.
Eine Buchung manuell hinzufügen
Termine, die telefonisch oder im Chat vereinbart wurden, können Sie direkt erfassen:
Auf „Buchung hinzufügen" klicken
Oben rechts auf der Seite 1:1-Buchungen.
Lead auswählen
Suchen Sie nach Name oder E-Mail. Normale Mitglieder können nur Buchungen für Leads hinzufügen, für die sie zuständig sind; Inhaber und Administratoren unterliegen keiner solchen Einschränkung.
Zeitpunkt auswählen
Verfügbare Zeiten – wählen Sie aus dem normalen Raster der Zeitfenster, genau so, wie es ein Teilnehmer sehen würde.
Eigene Zeit – geben Sie ein beliebiges Datum und eine beliebige Uhrzeit ein und umgehen dabei das Raster. Nützlich, um eine bereits vereinbarte Sonderregelung festzuhalten.
Über die Benachrichtigung entscheiden
Aktivieren Sie „Bestätigungs-E-Mail an den Teilnehmer senden", erhält die Person eine Bestätigung; lassen Sie es deaktiviert, ist die Buchung nur ein Eintrag auf Ihrer Seite.
Ein Lead kann jeweils nur eine aktive Buchung haben. Wer bereits eine hat, wird gekennzeichnet – stornieren oder verschieben Sie zuerst den bestehenden Termin.
Verknüpfung mit Leads
Buchungen und Leads sind miteinander verbunden:
- Der Block „Als Nächstes" auf der Detailseite eines Leads zeigt den anstehenden Termin und ermöglicht es, ihn direkt dort zu verschieben oder zu stornieren.
- Die Lead-Liste hat eine Spalte Nächster Termin, und Sie können danach filtern, ob ein Lead einen hat.
- Jede Anfrage, Bestätigung, Ablehnung, Umbuchung und Stornierung wird in der Aktivität des Leads festgehalten.
Buchbare Zeiten
Konfigurieren Sie die Verfügbarkeit für 1:1-Buchungen: wöchentliche Planungsregeln, Sitzungsdauer und Plätze, die Meeting-Details für Teilnehmer und ob Anfragen bestätigt werden müssen. Nur für Inhaber und Admins.
Die Teilnehmerseite
Buchungen aus Sicht der Teilnehmer: wie Sie den Buchungsbereich für ein Quiz aktivieren, welche Texte Sie anpassen können und was Teilnehmer anschließend selbst verschieben oder stornieren können.